Hoe werkt de facturering van de opvang bij Thuis-bij-Thea

De kosten voor de opvang van je kind(eren) worden maandelijks aan de hand van de afgesproken en afgenomen opvang in rekening gebracht. Een deel van de factuur (65%), met een minimum van 10 uur, wordt op basis van een prognose in de maand voorafgaand aan de opvangmaand gefactureerd. In de maand na de opvangmaand wordt het resterende bedrag in rekening gebracht of het teveel betaalde bedrag terugbetaald.

Waarom wordt er een voorschot in rekening gebracht

In de kinderopvang is het gebruikelijk dat alle kosten maandelijks vooraf aan de ouders in rekening worden gebracht en ook vooraf moeten worden betaald. De overheid heeft hier rekening mee gehouden door ook de kinderopvangtoeslag in de maand voorafgaand aan de opvangmaand uit te betalen. Omdat Thuis-bij-Thea met flexibele opvang werkt is vooraf niet vast te stellen hoe hoog de factuur uit gaat vallen. We factureerden in eerste instantie daarom in de eerste week na de opvangmaand en incasseerden rond de 16e. In de praktijk bleek de 16e een lastige datum voor de ouders. Ze zijn gewend om alle kosten aan het eind van de maand (als de salarissen en toeslagen binnen zijn) te betalen. Bij het incasseren van de bedragen werd er veel gestorneerd i.v.m. onvoldoende saldo, zo’n 20% van de facturen. We hebben daarom besloten om de incassodatum naar de 26e van de maand te verplaatsen. Om het financiële risico van deze verschuiving (we vangen dan twee maanden op zonder dat er een betaling tegenover staat) hebben we besloten om in de maand voorafgaand aan de opvangmaand 65% van de verwachte gemiddelde opvang per maand als voorschot in rekening te brengen. Omdat de incassodatum van dit voorschot na de uitbetaling van de belastingdienst ligt en ouders gemiddeld 72% van de kosten voor de kinderopvang krijgen vergoed hoeft praktisch niemand de kosten zelf voor te schieten (de ontvangen toeslag is immers bestemd voor de kinderopvangkosten) en kunnen wij ons financiële risico beperken.

Prognose

Het is voor jou en ons van belang om te weten hoeveel uren je per kind in een kalenderjaar aan opvang verwacht af te nemen. Dit aantal uren heb je namelijk nodig voor het aanvragen van de kinderopvangtoeslag. Wij hebben het aantal uren nodig om het voorschotbedrag te bepalen. We vermelden dit aantal uren ook in de plaatsingsovereenkomst.

Bepalen van het gemiddeld aantal uren

Het aantal uren is afhankelijk van een aantal factoren:

  • Hoeveel uren komt je kind op een dag
  • Hoe vaak komt je kind (wekelijks, tweewekelijks etc.)
  • Heb je in de schoolvakanties opvang nodig

Wijzigingen in het aantal uren

Bij de prognose gaan we uit van een gemiddeld aantal uren. Als je de ene maand wat meer opvang nodig hebt en de andere maand iets minder dan is het geen reden om het aantal uren bij de belastingdienst en het voorschot aan te passen.

Als er sprake is van structurele toename of afname van het aantal uren dan is het wel nodig om de uren bij de belastingdienst en in het voorschot aan te passen.

Overzicht facturen, voorschotten en betaaldatum

In onderstaande tabel zie je wanneer je de factuur ontvangt, welke maand het betreft, welk voorschot in rekening wordt gebracht, welk voorschot wordt verrekend en wanneer de betaaldatum is.

Factuurmaand

Opvangmaand

Voorschot (al betaald)

Voorschot (te betalen)

Betaaldatum

Februari

Januari

Januari

Maart

26 februari

Maart

Februari

Februari

April

26 maart

April

Maart

Maart

Mei

26 april

Mei

April

April

Juni

26 mei

Juni

Mei

Mei

Juli

26 juni

Juli

Juni

Juni

Augustus

26 juli

Augustus

Juli

Juli

September

26 augustus

September

Augustus

Augustus

Oktober

26 september

Oktober

September

September

November

26 oktober

November

Oktober

Oktober

December

26 november

December

November

November

Januari

26 december

Het voorschot loopt synchroon met de uitbetaling van de kinderopvangtoeslag (KOT) door de belastingdienst.

Voorbeeld:

In april ontvang je de factuur van de opvangmaand Maart. Op deze factuur wordt het reeds betaalde voorschot voor de opvangmaand maart (deze is twee maanden eerder in rekening gebracht) in mindering gebracht en het voorschot voor de opvangmaand mei in rekening gebracht. De KOT voor mei wordt rond 21 april door de belastingdienst uitbetaald.

Voorschot bij de start van de opvang

In de maand na de start van de opvang ontvang je van ons voor de eerste keer een factuur. Op deze factuur worden de opvangkosten van de vorige (opvang)maand in rekening gebracht en het voorschot voor de volgende maand. Omdat we voor de betreffende maand nog geen voorschot in rekening hebben gebracht wordt deze ook niet in mindering gebracht op de factuur.

Voor de tweede opvangmaand (en tweede factuur) geldt precies hetzelfde. Vanaf de derde opvangmaand (en derde factuur) wordt het betaalde voorschot in mindering gebracht.

Voorbeeld:

De opvang start in maart. In april ontvang je de factuur van de opvangmaand maart. Op deze factuur wordt, naast de opvanguren van de maand maart, het voorschot voor de opvangmaand mei in rekening gebracht. Je hebt voor de maand maart nog geen voorschot betaald. Deze wordt dus ook niet in mindering gebracht.

In mei ontvang je de factuur van de opvangmaand april. Op deze factuur wordt, naast de opvanguren van de maand april, het voorschot voor de opvangmaand juni in rekening gebracht. Je hebt voor de maand april nog geen voorschot betaald. Deze wordt dus ook niet in mindering gebracht.

In juni ontvang je de factuur voor de opvangmaand mei. Op deze factuur worden de opvanguren van de maand april en het voorschot voor de opvangmaand juli in rekening gebracht. Daarnaast wordt het betaalde voorschot voor de maand mei (betaald op de factuur die je in april hebt ontvangen) in mindering gebracht.

Voorschot bij beëindiging van de opvang

Als je de opvang beëindigd (opzegtermijn van 1 maand) dan worden op de nog te ontvangen facturen geen voorschotten meer in rekening gebracht. Uiteraard worden de reeds betaalde voorschotten wel verrekend.

Voorbeeld:

De opvang eindigt in maart. In april ontvang je de factuur van de opvangmaand maart. Op deze factuur wordt, naast de opvanguren van de maand maart, het reeds betaalde voorschot van maart in mindering gebracht. Het voorschot voor de maand mei wordt niet gefactureerd.

In mei ontvang je de factuur van de opvangmaand april. Omdat er in april geen opvang meer is afgenomen wordt op deze factuur alleen het reeds betaalde voorschot van april in mindering gebracht. Je ontvangt dus een bedrag retour.